¿Qué sucede durante el proceso de sucesión?

La legalización de un testamento es el proceso supervisado por el tribunal para autenticar un último testamento del difunto. Incluye la localización y determinación del valor de los bienes de la persona, el pago de sus cuentas finales e impuestos, y la distribución del resto de la herencia a sus beneficiarios legítimos.

¿Cuándo se requiere el proceso de legalización?

Cada estado tiene leyes específicas para determinar lo que se requiere para legalizar un patrimonio. Estas leyes están incluidas en los «códigos de sucesión» de la herencia, así como en las leyes de «sucesión intestada», cuando alguien muere sin un testamento.

En los casos en que no hay un testamento, la sucesión sigue siendo necesaria para pagar las cuentas definitivas del difunto y distribuir su patrimonio1 . Los pasos que se siguen son por lo general muy similares, independientemente de que exista un testamento -aunque las leyes que rigen la sucesión- pueden variar según el estado.

Autentificando la última voluntad y el testamento

La mayoría de los estados tienen leyes que exigen que todo aquel que esté en posesión del testamento del difunto lo presente al tribunal testamentario tan pronto como sea razonablemente posible. Una solicitud o petición para abrir la legalización de la herencia se hace normalmente al mismo tiempo. A veces también es necesario presentar el certificado de defunción, junto con el testamento y la petición.2

Completar y presentar la petición no tiene por qué ser un desafío desalentador. Muchos tribunales estatales proporcionan formularios para esto.

Si el difunto dejó un testamento, el juez de sucesiones confirmará que es válido. Esto puede implicar una audiencia judicial, y se debe notificar la audiencia a todos los beneficiarios enumerados en el testamento, así como a los herederos, aquellos que heredarían por ley si no existiera un testamento.

La audiencia da a todos los interesados la oportunidad de oponerse a que el testamento sea admitido para su legalización, tal vez porque no está redactado correctamente o porque alguien está en posesión de un testamento más reciente. Alguien también podría objetar el nombramiento del albacea designado en el testamento para manejar la herencia.

Para determinar si el testamento presentado es el verdadero, el tribunal se basa en testigos. Muchos testamentos incluyen las denominadas «declaraciones juradas autoprobantes» en las que el difunto y los testigos firman una declaración jurada al mismo tiempo que el testamento es firmado y atestiguado3 .

A falta de esto, sin embargo, uno o más de los testigos del testamento podrían ser requeridos para firmar una declaración jurada o testificar en el tribunal que vieron al difunto firmar el testamento y que el testamento en cuestión es en efecto el que vieron firmado.

Nombrar al albacea o a un representante personal

El juez nombrará también un albacea, también llamado a veces representante personal o administrador. Este individuo supervisará el proceso de la sucesión y resolverá la herencia.

La elección del difunto como albacea suele estar incluida en el testamento. El tribunal nombrará a los familiares más cercanos si no dejaron un testamento, normalmente el cónyuge superviviente o un hijo adulto. Este individuo no está obligado a servir. Pueden negarse y el tribunal nombrará a otra persona.

El albacea designado recibirá «cartas testamentarias» del tribunal, una forma elegante y legal de decir que recibirá la documentación que le permitirá actuar y realizar transacciones en nombre de la herencia. Esta documentación se denomina a veces «cartas de autoridad» o «cartas de administración». «4

Fianza de pago

Puede ser necesario que el albacea deposite una fianza antes de que pueda aceptar las cartas y actuar en nombre de la sucesión, aunque algunos testamentos incluyen disposiciones que establecen que esto no es necesario.

La fianza actúa como una póliza de seguro que servirá para reembolsar la herencia en caso de que el albacea cometa algún error grave, ya sea intencional o no, que perjudique financieramente a la herencia y, por extensión, a sus beneficiarios.

Los beneficiarios pueden elegir rechazar unánimemente el requisito de la fianza en algunos estados5 , pero es una regla férrea en otros, especialmente si el albacea termina siendo alguien distinto del individuo nominado en el testamento o si vive fuera del estado.

Localizar los bienes del difunto

La primera tarea del albacea consiste en localizar y tomar posesión de todos los bienes del difunto para que puedan protegerlos durante el proceso de sucesión. Esto puede implicar bastante tiempo y trabajo de investigación. Algunas personas poseen bienes de los que no han hablado con nadie, ni siquiera con sus cónyuges, y estos bienes pueden no estar delineados en sus testamentos.

El albacea debe buscar cualquier activo oculto, normalmente a través de una revisión de las pólizas de seguro, las declaraciones de impuestos y otra documentación.

En el caso de los bienes inmuebles, no se espera que el albacea se mude a la residencia o al edificio y permanezca allí durante todo el proceso de sucesión para «protegerlo». Pero deben asegurarse de que se paguen los impuestos sobre la propiedad, que el seguro se mantenga al día, y que se hagan los pagos de la hipoteca para evitar la ejecución hipotecaria, para que la propiedad no se pierda.

Sin embargo, el albacea podría literalmente tomar posesión de otros bienes, como piezas de colección o incluso vehículos, colocándolos en un lugar seguro. Recogerá todos los estados de cuenta y demás documentación relativa a las cuentas bancarias y de inversión, así como las acciones y los bonos.

Determinación de los valores de la fecha de muerte

Deben determinarse los valores de la fecha de fallecimiento de los bienes del difunto, lo que generalmente se hace mediante estados de cuenta y tasaciones. El tribunal nombrará tasadores en algunos estados6 , pero en otros, el albacea puede elegir a alguien.

Muchos estados exigen que el albacea presente un informe escrito al tribunal, en el que se enumere todo lo que el difunto poseía junto con el valor de cada activo, así como una anotación sobre cómo se llegó a ese valor.7

Identificación y notificación de los acreedores

Los acreedores del difunto deben ser identificados y notificados de la muerte8 . La mayoría de los estados exigen que el albacea publique una notificación de la muerte en un periódico local para alertar a los acreedores desconocidos.

Los acreedores suelen disponer de un período de tiempo limitado después de recibir la notificación para reclamar a la herencia el dinero que se les debe. El período de tiempo exacto puede variar según el estado.9

El albacea puede rechazar las reclamaciones si tiene razones para creer que no son válidas. El acreedor puede entonces solicitar al tribunal que un juez de sucesiones decida si la reclamación debe ser pagada.

Pagar las deudas del difunto

A continuación se pagan las reclamaciones válidas de los acreedores. El albacea utilizará los fondos de la herencia para pagar todas las deudas del difunto y las cuentas finales, incluyendo las que se hayan podido incurrir durante la enfermedad final.

Preparación y presentación de declaraciones de impuestos

El albacea presentará la declaración final de impuestos del difunto para el año en que murió. Determinarán si la herencia es responsable de algún impuesto sobre la herencia, y si es así, también presentarán estas declaraciones de impuestos. Cualquier impuesto que se deba pagar también se paga con los fondos de la herencia.

Esto puede requerir a veces la liquidación de activos para recaudar el dinero. Los impuestos sobre el patrimonio se deben normalmente en un plazo de nueve meses a partir de la fecha de fallecimiento del difunto.10

Distribuir el patrimonio

Una vez completados todos estos pasos, el albacea puede solicitar al tribunal permiso para distribuir lo que queda de los bienes del difunto a los beneficiarios nombrados en el testamento, lo que normalmente requiere el permiso del tribunal, que normalmente sólo se concede después de que el albacea haya presentado una contabilidad completa de cada transacción financiera que haya realizado a lo largo del proceso de sucesión.

Algunos estados permiten a los beneficiarios de la sucesión renunciar colectivamente a este requisito de contabilidad si todos están de acuerdo en que no es necesario11 . Algunos estados proporcionan formularios para facilitar un poco este proceso.

Si el testamento incluye legados a menores, el albacea también podría ser responsable de establecer un fideicomiso para aceptar la posesión de estos legados porque los menores no pueden ser dueños de sus propios bienes.

En otros casos y con beneficiarios adultos, se deben redactar escrituras y otros documentos de transferencia y presentarlos a los funcionarios estatales o del condado correspondientes para finalizar los legados.

Estancias «intestadas»

Una herencia intestada es aquella en la que el difunto no dejó un testamento válido, ya sea que nunca lo haya hecho o que el testamento no sea aceptado como válido por el tribunal testamentario debido a un error en el documento o porque un heredero lo haya impugnado con éxito.12

La diferencia más significativa es que en ausencia de un testamento que haga conocer sus deseos, los bienes del difunto pasarán a los parientes más cercanos en un orden determinado por la ley estatal.

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