Lo que debe saber sobre los documentos notariales

Los acuerdos importantes a menudo deben ser notariados. Pero, ¿qué significa eso, y cómo puedes hacer que tus documentos sean notariados?

Documentos notariales

Un documento notarial es un documento que ha sido certificado por un notario público. El notario público es un funcionario que verifica la identidad de todas las personas que firman el documento, es testigo de las firmas, y marca el documento con un sello (o «sello»).1

Se supone que un notario debe asegurarse de que todas las firmas de un documento son legítimas.

  • Verificación de identidad: Un notario requiere la identificación de cualquier persona que firme un documento y registra los detalles sobre los documentos de identificación que cada persona proporciona.2
  • Firmantes dispuestos: Los notarios buscan signos de coacción. Incluso si no te gusta lo que hay en un documento, ¿estás firmando por tu propia voluntad, o alguien te obliga a firmar?3
  • Capaz de tomar decisiones acertadas: Un notario debe verificar que los firmantes están en condiciones de entender realmente lo que están firmando. Si un individuo está intoxicado, medicado o es incapaz de entender lo que está sucediendo por cualquier razón, el notario no puede notarizar el documento.4

Un notario se negará a validar una firma si hay algún problema potencial con el firmante.

Cómo obtener un documento notarial

Para obtener un documento notariado, visite un notario público, pruebe su identidad y firme el documento.

Derek Abella © The Balance 2019

  • Identificación oficial: El notario pedirá una identificación para verificar que realmente eres quien dices ser. Necesitará una identificación oficial con fotografía: una licencia de conducir, un pasaporte u otra identificación emitida por el gobierno normalmente servirá, aunque los requisitos varían de un estado a otro. Si el notario no está seguro de que usted es quien dice ser, puede negarse a notarizar su documento. Nadie está obligado a notarizar nada.
  • Espere a firmar: Asegúrate de llevar un documento sin firmar al notario, no lo firmes antes. El notario necesita verle firmar en la mayoría de los casos.
  • Los honorarios: Dependiendo de dónde vaya para obtener los documentos legales notariados, puede que tenga que pagar una modesta cuota. Los notarios tienen que gastar dinero para operar como tales, tienen que mantenerse al día con los cambios de las leyes y tienen que llevar registros, así que no se sorprenda si le piden que pague una tarifa. Normalmente gastará menos de $20, y el costo puede ser tan bajo como $5. Aprenda sobre los honorarios de los notarios.5

Dónde conseguir una carta notariada

Puedes conseguir formularios legales notariados en una variedad de lugares.

Instituciones financieras: Su banco local o unión de crédito es un excelente lugar para encontrar un notario. Si eres titular de una cuenta, el servicio puede ser gratuito. Incluso si no tienes una cuenta en una institución financiera en particular, un notario allí puede estar dispuesto a notarizar algo por ti por una pequeña tarifa.6

Otros negocios: Es probable que las empresas locales y de gran renombre tengan notarios. Llame antes de hacer un viaje, ya que los servicios pueden variar de un lugar a otro.

  • Tiendas de envío (tiendas FedEx y UPS, por ejemplo)
  • Minoristas de suministros de oficina (OfficeMax o Staples, por ejemplo)
  • Cambio de cheques y transferencias de dinero
  • Los preparadores de impuestos y los bufetes de abogados suelen tener un notario en su plantilla. Si necesita un documento notariado para su abogado, sólo pregunte si pueden hacerlo en casa.
  • Los concesionarios de coches y las tiendas de barrio pueden emplear a alguien que sea notario.7

En cualquier otro lugar: Si no puede encontrar fácilmente un notario, busque en línea un «notario público» con el nombre de su ciudad. Probablemente se sorprenderá de cuántos hay.

Los notarios móviles suelen viajar a su casa, oficina u otro lugar para ayudar con los documentos.

Notario en línea:Es posible obtener documentos notariados en línea, pero es necesario verificar que esto es aceptable antes de hacerlo. Algunas situaciones, como las transacciones de bienes raíces en ciertos estados, requieren una firma en persona. En otras situaciones (especialmente para una transacción rápida cuando se tiene prisa), puede tener sentido intentar la notarización en línea. Cuando se trabaja en línea, el notario debe verificar su identidad y grabar su firma por video. Por ejemplo, la aplicación Notarize ofrece servicios de notario en Virginia (que pueden ser válidos en todo el país) por $25.8

Dependiendo de su estado, los notarios pueden ser requeridos para estudiar, asistir a sesiones de capacitación y aprobar exámenes. Sin embargo, algunos estados tienen requisitos mínimos para convertirse en notario público.9

¿Qué NO significa tener un documento notariado?

Obtener un documento notarial significa que una firma es legítima, no significa nada más. Los notarios no están obligados a leer el material, evaluarlo por usted, o dar consejos. Tampoco le avisarán de ningún problema. Todo lo que hacen es verificar quién firmó un documento y cuándo.

Es posible obtener un documento notarial que lo involucre en una actividad ilegal o que no se pueda hacer cumplir bajo las leyes de su estado y por lo tanto sea inútil. Depende enteramente de usted saber lo que está firmando porque los notarios no le darán asesoramiento legal.10

Los documentos pueden o no hacerse oficiales inmediatamente después de ser notariados. Si una firma válida es todo lo que se necesita para ejecutar un acuerdo, un documento debidamente firmado y notariado puede hacer el truco. Pida a un abogado local que le guíe en su situación particular y en las leyes locales.

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