El impuesto de la niñera: Quién lo debe y cómo pagarlo

Puede ser una sorpresa si decides pagar a alguien para que cuide a tus hijos o para que limpie tu casa sólo para que el IRS te diga que esto te convierte oficialmente en un empleador. Las reglas de impuestos son complicadas, pero a quemarropa: Los trabajadores del hogar pueden ser empleados, al igual que la persona a la que pagas para que conteste los teléfonos de tu oficina. Ellos -y tú- deberán pagar impuestos de empleo o de «niñera», y estos impuestos pueden costarte alrededor de un 10% más de lo que has acordado pagar por los servicios.

La definición de «empleado» del IRS

Entonces, ¿esto significa que todas las niñeras son empleadas? No necesariamente, dice el IRS, y aquí es donde se complica.

No son tus empleados si los contratas a través de una agencia, y le pagas a la agencia y la agencia les paga. Tampoco son empleados si dictan cuándo trabajan para ti y qué hacen mientras trabajan. Por lo general, no se consideran empleados suyos si usted deja a su hijo y ellos cuidan al bebé en su casa.1

Por supuesto, dictar cuándo y cómo trabajan es raro en el caso de una niñera o niñero, pero esta regla puede aplicarse en el caso de otros trabajadores del hogar, como los paisajistas. El cuidador de su césped no sería su empleado si se presenta con su propia cortadora de césped y herramientas en el momento que mejor le convenga, sobre todo si el suyo no es el único césped que cuidan.

El paisajista es un contratista independiente en este escenario, no un empleado, así que estás libre de impuestos de niñera. Sin embargo, no sería el caso si requieres que se presenten todos los lunes por la tarde a las 2:00, que usen tu equipo, y les dices qué parte de tu césped o jardín quieres que atiendan.

Algunas otras excepciones

Asumiendo que su trabajador es de hecho un empleado o un contratista independiente, no tiene que pagar un impuesto de niñera si lo es:

  • Su cónyuge
  • Tu padre, con otra excepción
  • Su hijo menor de 21 años
  • Un menor de 18 años, a menos que la ocupación principal del menor sea el servicio que le prestan y no sea un estudiante1

La excepción para los padres

Debes pagar el impuesto de niñera para tu padre si existen dos circunstancias:

  • Están proporcionando servicios de guardería para su hijo menor de 18 años o, si es mayor, un niño que sufre de una discapacidad mental o física que impide el auto-cuidado durante al menos cuatro semanas consecutivas en tres meses, y
  • Está divorciado y no se ha vuelto a casar, su cónyuge ha fallecido o su cónyuge es discapacitado y no puede cuidar personalmente de su hijo durante al menos cuatro semanas consecutivas en tres meses.

Ambas circunstancias se aplican. No es una u otra.1

Impuestos de Seguridad Social y Medicare (FICA)

Los impuestos de las niñeras son impuestos de la Seguridad Social y de Medicare (FICA), y usted está legalmente obligado a retenerlos de los ingresos de su empleado si le paga 2.200 dólares o más en el año natural 2020.2 La buena noticia es que estos impuestos son un porcentaje fijo, por lo que no tendrá que hacer muchos cálculos complicados para calcular cuánto retener.

La mala noticia es que eres responsable de pagar la mitad de ellos: A partir de 2020, usted y su empleado deben pagar cada uno el 6,2% para la Seguridad Social y el 1,45% para Medicare, para un total combinado del 7,65% cada uno o el 15,4% incluyendo ambas contribuciones.1 No va a remitir el dinero al IRS de inmediato, pero probablemente querrá ponerlo en una cuenta bancaria separada y dedicada para que esté disponible cuando llegue el momento de pagar.

El IRS esperará que pague el 15,4% completo si no retiene los impuestos FICA de los salarios de sus empleados.

No tiene que seguir pagando a la Seguridad Social después de haber pagado a su empleado el límite de la base salarial, que es de 137.700 dólares en 2020. Los salarios que superen esta cantidad están exentos de la Seguridad Social, aunque no existe una regla o límite similar para Medicare1 . Además, sólo los salarios en efectivo están sujetos a los impuestos de la FICA, no el valor de los alimentos, la ropa u otros artículos que pueda proporcionar; aunque si da dinero en efectivo para estos artículos, eso está sujeto a impuestos.

Retención del impuesto sobre la renta

Los impuestos de las niñeras no incluyen las contribuciones a los impuestos sobre la renta de su empleado, ni tiene que retener el impuesto sobre la renta de la paga de su empleado a menos que éste se lo pida. Incluso entonces, depende de usted estar de acuerdo.

Si ese es el caso, tendrá que hacer los cálculos correctos para la retención si está de acuerdo, y tendrá que enviar ese dinero al IRS en nombre de su empleado. La publicación 15-T del IRS le dice cómo hacerlo.

Considere la posibilidad de solicitar la ayuda de un profesional de impuestos para la retención del impuesto sobre la renta.

Impuesto Federal de Desempleo

Los empleadores domésticos también son responsables del impuesto federal de desempleo (FUTA) si pagan a los empleados $1,000 o más en cualquier trimestre calendario, hasta $7,000 al año. Este impuesto se calcula en un 6% adicional sobre sus contribuciones a la FICA. Pero de nuevo, su hijo (menor de 21 años), su padre y su cónyuge están exentos de este impuesto, y usted no tiene que preocuparse por ello durante el resto del año después de que le pague a su empleado más de 7.000 dólares en cualquier año natural.1

Este umbral de ganancias de 1.000 dólares es por trimestre (cada tres meses), no por año. Se calcula trimestralmente de enero a marzo, de abril a junio, de julio a septiembre y de octubre a diciembre.

Este impuesto es sólo para usted. Su empleado no tiene que contribuir, y usted no retendrá nada de su salario. Pero el IRS no es completamente desalmado. La tasa de impuestos FUTA puede bajar un 5,4% a sólo un 0,6% en forma de crédito fiscal si también debe pagar los impuestos estatales de desempleo y si lo hace antes del 15 de abril de 2021 para el año fiscal 2020. Todavía puedes reclamar un crédito si pagas después de esa fecha, pero es más limitado.1

Formularios fiscales requeridos

Por supuesto, nada de esto va a suceder sin un montón de papeleo. Primero, estás obligado a asegurarte de que el individuo puede trabajar legalmente en los EE.UU. Esto significa tener que completar el formulario I-9, la Verificación de Elegibilidad del Empleado. Este es técnicamente un formulario del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. (USCIS), no un formulario del IRS, y usted debe tener el formulario completo a mano el primer día que su empleado se presente a trabajar.

El formulario I-9 incluye una sección que también debe completar, certificando que ha revisado los documentos que su empleado le presentó para verificar su identidad y elegibilidad de empleo. El formulario viene completo con una lista de documentos aceptables, uno de los cuales es una tarjeta de la Seguridad Social con el número de la Seguridad Social del empleado. Está bien si no tienen una tarjeta del Seguro Social si tienen suficiente otra documentación para probar su identidad y estado legal de trabajo, pero deben visitar la oficina del Seguro Social más cercana lo antes posible para obtener una.

En realidad no tienes que presentar este formulario ni al USCIS ni a la IRS, pero te aconsejan encarecidamente que lo tengas a mano en caso de que te lo pidan.

También necesitará que su empleado rellene el formulario W-4 si va a retener el impuesto federal sobre la renta. La información contenida en este formulario es pertinente para calcular cuánto retener.

Cómo presentar y pagar

Necesitarás un número de identificación del empleador (EIN) si eres responsable de un impuesto de niñera, pero esto no tiene por qué ser un desafío. Es una simple cuestión de ir en línea y solicitar uno. También puedes enviar por correo o por fax el formulario SS-4 al IRS para solicitarlo. Su EIN debe aparecer en todos los formularios de impuestos que complete y presente, y es diferente de su número de seguro social.

A medida que se acerca el tiempo de los impuestos, debe presentar y proporcionar una variedad de documentos:

  • Prepare un formulario W-2 para su empleado con el salario del año anterior y dele copias B, C y 2 antes del 1 de febrero del siguiente año fiscal. Los salarios de la FICA van en las casillas 4 y 6. Los salarios totales van en la casilla 1, e incluyen los salarios de FICA. Debe preparar un formulario W-2 por separado para cada empleado del hogar si tiene más de uno.
  • Envíe la copia A del W-2 a la Administración de la Seguridad Social, junto con el formulario W-3, que actúa como una especie de carta de transmisión. Esta fecha límite también es el 1 de febrero, y puedes encargarte de esto en línea. El sitio web de la Seguridad Social proporciona instrucciones.
  • Presente el Anexo H, Impuestos sobre el Empleo en el Hogar, con su formulario 1040 antes del 15 de abril. Puede presentar el anexo por sí mismo si no tiene que presentar una declaración de impuestos federales, y si solicita una extensión para presentar su 1040, la extensión también se aplica al anexo H. Este formulario cubre los impuestos FUTA y cualquier impuesto sobre la renta que haya retenido, junto con los impuestos FICA.

Su parte de los impuestos FICA, junto con las cantidades que retuvo de los ingresos de su empleado, debe ser pagada junto con cualquier otro impuesto que pueda deber personalmente cuando presente su Formulario 1040. Se añaden a su obligación tributaria. No pague directamente a la Administración del Seguro Social. Todo lo que necesitan es la copia A del W-2.

Tal vez desee pagar el impuesto de niñera en pagos trimestrales estimados a medida que avanza el año, o pedir a su propio empleador que aumente su retención para cubrir estos impuestos adicionales. Podría estar sujeto a una multa por pago insuficiente si espera a presentar su declaración de impuestos en abril.

No pase por alto sus obligaciones estatales

Desafortunadamente, aún no has terminado. Llega a tu estado en algún momento mientras te ocupas de todas estas tareas y detalles. No todos los estados exigen que pague el impuesto de desempleo, así que póngase en contacto con la agencia de impuestos de desempleo de su estado para estar seguro.1 En cuanto a la retención del impuesto sobre la renta, también puede variar de un estado a otro. Algunos estados, como Pensilvania, eximen a los empleados domésticos porque el gobierno federal lo hace, pero no lo sabrás a menos que lo preguntes.

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