Cuentas por cobrar en el balance

Las cuentas por cobrar, a veces abreviadas como «cuentas por cobrar» o A/R, son dinero que los clientes deben a una empresa. Si una empresa ha entregado productos o servicios pero aún no ha recibido el pago, se trata de una cuenta por cobrar1 2

La naturaleza del saldo de las cuentas por cobrar de una empresa depende del sector y la industria en que opera, así como de las políticas crediticias particulares de la dirección de la empresa. Una empresa documenta sus cuentas por cobrar como un activo corriente en lo que se denomina un balance, que muestra la cantidad de dinero que tiene una empresa (el activo) y la cantidad que debe (el pasivo).

Registro A/R en el balance

La mejor manera de entender las cuentas por cobrar es ver una transacción y cómo termina en el balance.

Imagina que Walmart quiere pedir una nueva edición especial de libros de Harry Potter a la editorial.

  • Walmart negocia para comprar 50.000 unidades que no estarán disponibles en ningún otro lugar. Los libros se imprimen y se empaquetan, y el editor cobrará a Walmart 30 dólares por juego. Walmart venderá los juegos por $90 cada uno a sus clientes.
  • Cuando el editor envíe las 50.000 unidades a Walmart, incluirá una factura de 1,5 millones de dólares (50.000 x 30 dólares). Walmart entonces recibe los libros físicos, y el editor tiene derecho legal al dinero pero aún no ha sido pagado.
  • Esos 1,5 millones de dólares están en el balance de la editorial como una cuenta por cobrar. Por otro lado, está en el balance de Walmart como un activo de inventario y un pasivo llamado cuenta por pagar.

Por qué son importantes las condiciones de pago

Generalmente, una empresa que vende productos a crédito, es decir, antes de que se le pague, establece los términos de su A/R. Los términos incluyen el número de días en los que los clientes deben pagar su factura antes de que se les cobre un recargo. Cuando los clientes no se adhieren a los términos de pago, el vendedor puede acercarse a su cliente y ofrecerle nuevos términos o algún otro remedio para cobrar la factura.

Si no se produce ningún progreso, el saldo de las cuentas por cobrar se entrega a una agencia de cobros3 o, en casos más extremos, la empresa demanda a la persona o institución que le debe el dinero, solicitando una reparación a un tribunal mediante la incautación de bienes.

Las empresas a menudo utilizan cualquiera de los términos habituales de las relaciones exteriores. Estos se expresan como «Neto 10», «Neto 15», «Neto 30», «Neto 60» o «Neto 90». Las cifras se refieren al número de días en que se debe y se espera que se pague la cantidad neta. Por ejemplo, Net 10 significa que tiene 10 días a partir del momento de la factura para pagar su saldo4

Para liberar el flujo de efectivo y aumentar la velocidad con la que pueden acceder a los fondos, muchas empresas ofrecen un descuento por pronto pago en los saldos de las cuentas por cobrar de larga duración para motivar a sus clientes a pagarlas antes.

Por lo general, al cliente le conviene aprovechar el descuento y pagar antes porque el descuento le ahorra más de lo que podría haber ganado aferrándose a su dinero.

Los grandes equilibrios A/R pueden ser arriesgados

Tener un gran balance de A/R en el balance general parece positivo. Uno pensaría que todas las empresas quieren una avalancha de futuro, de dinero esperado que viene en su camino. Sin embargo, el dinero en A/R es dinero que no está en el banco, lo que expone a la compañía a un grado de riesgo. Si Walmart quebrara o simplemente no pagara al editor, éste se vería obligado a anotar el saldo de las cuentas por cobrar en su balance en 1,5 millones de dólares.

Absorber esta pérdida y quedarse con 50.000 unidades de libros personalizados de Harry Potter podría ser devastador para el editor. Si te preguntas sobre las perspectivas de crecimiento futuro de una empresa, asegúrate de echar un vistazo a su libro de cuentas por cobrar. Debería estar bien diversificado.

Si un cliente o consumidor representa más del 5% o 10% de las cuentas por pagar, esto crea exposición y puede ser motivo de preocupación.

Normalmente, las empresas crean una reserva de efectivo para prepararse para situaciones como ésta. Las reservas son cargos contables específicos que reducen los beneficios cada año, aproximándose a las pérdidas previstas. Si las reservas son inadecuadas o necesitan ser aumentadas, se deben hacer cargos adicionales en la cuenta de resultados de la empresa. Las reservas se utilizan para cubrir todo tipo de cuestiones, que van desde las expectativas de devolución de garantías hasta las provisiones para préstamos incobrables en los bancos.5

Una alternativa a A/R

Algunas empresas tienen un modelo de negocio diferente y en realidad se les paga por adelantado. En este caso, la empresa no registra una cuenta por cobrar, sino que ingresa un pasivo en su balance a una cuenta conocida como ingreso no devengado o ingreso prepagado.6

A medida que se gana el dinero, ya sea por el envío de los productos prometidos, utilizando el método del «porcentaje de terminación», o simplemente a medida que pasa el tiempo, se transfiere de los ingresos no devengados del balance a los ingresos por ventas de la cuenta de resultados. Esto reduce el pasivo y aumenta las ventas declaradas.

Una buena ilustración de esto es la industria de la gestión de activos. Los clientes a menudo pagan honorarios a un Asesor de Inversiones Registrado trimestralmente, facturados por adelantado7 . Por cada día hábil que pasa, un cierto porcentaje de los honorarios se gana y no es reembolsable.

Por otra parte, una empresa de gestión de activos que opte por facturar los atrasos, tendría temporalmente un saldo de deudores en su balance, por lo general sólo por un día o dos, ya que se deducen los honorarios de las cuentas de custodia de los clientes.8 9

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