Contabilidad de doble entrada

La contabilidad por partida doble es un método de contabilidad que mantiene las cuentas de una empresa en equilibrio, mostrando una imagen financiera real de las finanzas de la empresa. Este método se basa en el uso de la ecuación contable Activos = Pasivos + Patrimonio.

Los créditos de una cuenta deben ser iguales a los débitos de otra para mantener la ecuación en equilibrio. Los contadores utilizan las entradas de débito y crédito para registrar las transacciones en cada cuenta, y cada una de las cuentas de esta ecuación aparece en el balance de una empresa.

La contabilidad por partida doble se ha utilizado durante cientos, si no miles, de años; se documentó por primera vez en un libro de Luca Pacioli en Italia en 1494.1

Contabilidad de doble entrada definida

Fiel a su nombre, la contabilidad por partida doble es un método contable estándar que consiste en registrar cada transacción en al menos dos cuentas, lo que da lugar a un débito en una o más cuentas y un crédito en una o más cuentas.

El monto total de las transacciones en cada caso debe equilibrarse, asegurando que todos los dólares sean contabilizados. Los débitos suelen anotarse en el lado izquierdo del libro mayor, mientras que los créditos suelen anotarse en el lado derecho.

Las empresas públicas deben seguir las normas y métodos contables dictados por los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), que son controlados por una entidad no gubernamental denominada Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB).2

La contabilidad por partida doble también sirve como la forma más eficiente para que una empresa supervise su crecimiento financiero, especialmente a medida que crece la escala del negocio.3

Manteniendo los libros exactos

A medida que crece el negocio de una empresa, aumenta la probabilidad de que se produzcan errores administrativos. Aunque la contabilidad por partida doble no previene totalmente los errores, limita el efecto de cualquier error en las cuentas generales.

Dado que las cuentas están configuradas para comprobar cada transacción para asegurarse de que se equilibra, los errores se señalarán a los contables rápidamente, antes de que el error produzca posteriores errores en un efecto dominó. Además, la naturaleza de la estructura de la cuenta facilita el seguimiento de las entradas para averiguar dónde se originó el error.

Tipos de cuentas

Cuando se emplea la contabilidad por partida doble, es necesario utilizar varios tipos de cuentas. Algunos tipos de cuentas clave incluyen:

  • Las cuentas de activos muestran los dólares asociados a las cosas que posee un negocio, como el efectivo en su cuenta corriente o el precio pagado por su almacén.
  • Las cuentas de pasivo muestran lo que la empresa debe, como la hipoteca del edificio, el préstamo de equipo o los saldos de las tarjetas de crédito.
  • Las cuentas de ingresos representan el dinero recibido, como los ingresos por ventas y los ingresos por intereses.
  • Las cuentas de gastos muestran el dinero gastado, incluyendo los bienes comprados para la venta, los costos de la nómina, el alquiler y la publicidad.

El sistema de doble entrada requiere un plan de cuentas, que consiste en todas las cuentas del balance y de la cuenta de resultados en las que los contadores realizan las entradas. Una empresa determinada puede añadir cuentas y adaptarlas para que reflejen más específicamente las operaciones, la contabilidad y las necesidades de presentación de informes de la empresa.

Usando el software de contabilidad

La mayoría de los programas de contabilidad para empresas utilizan la contabilidad por partida doble; sin esa característica, un contador tendría dificultades para rastrear información como el inventario y las cuentas por pagar y preparar los registros de fin de año y de impuestos. La estructura básica de la contabilidad por partida doble viene acompañada de paquetes de programas de contabilidad para empresas. Al establecer el programa informático, una empresa configuraría su plan de cuentas genérico para reflejar las cuentas reales que ya utiliza la empresa4 .

Los programas informáticos de contabilidad suelen producir varios tipos diferentes de informes financieros y contables, además del balance, la cuenta de resultados y el estado de las corrientes de efectivo. Un informe de uso común, llamado balance de prueba, enumera todas las cuentas del libro mayor que tienen alguna actividad.

El balance de prueba etiqueta todas las cuentas que tienen un saldo deudor normal y las que tienen un saldo acreedor normal. El total del balance de prueba debe ser siempre cero, y el total de los débitos debe ser exactamente igual al total de los créditos.

Ejemplos de contabilidad de doble entrada

Como ejemplo de contabilidad de doble entrada, si se fuera a registrar un ingreso por ventas de 500 dólares, habría que hacer dos entradas: una entrada de débito de 500 dólares para aumentar la cuenta del balance llamada «Efectivo» y una entrada de crédito de 500 dólares para aumentar la cuenta del estado de ingresos llamada «Ingresos».

Otro ejemplo podría ser la compra de un nuevo ordenador por 1.000 dólares. En este ejemplo, tendría que ingresar un débito de $1,000 para aumentar su cuenta de gastos de «Tecnología» del estado de resultados y un crédito de $1,000 para disminuir su cuenta de «Efectivo» del balance general.

Lo contrario también es cierto: si su empresa pide prestado dinero a un banco, sus activos aumentarán, pero sus pasivos también aumentarán en la misma cantidad. La contabilidad por partida doble comprueba la exactitud porque, después de completar sus entradas, la suma de las cuentas con saldos deudores debe ser igual a la suma de las cuentas con saldos acreedores, asegurándose de que ha captado ambas partes de la transacción.

Deja un comentario

Si continuas utilizando este sitio aceptas el uso de cookies. más información

Los ajustes de cookies de esta web están configurados para "permitir cookies" y así ofrecerte la mejor experiencia de navegación posible. Si sigues utilizando esta web sin cambiar tus ajustes de cookies o haces clic en "Aceptar" estarás dando tu consentimiento a esto.

Cerrar